Présentation

Diagnostic « Flash » Management Territorial

De quoi s’agit-il ?
Bienvenue dans notre outil exclusif TOPS Scan Management territorial “Flash” !
Réalisez en quelques minutes, l’auto-évaluation du niveau de performance de votre organisation.
Obtenez gratuitement vos résultats et quelques pistes de réflexion qui vous permettront d'avancer dans cette démarche, génératrice de valeur pour votre organisation et de sens pour votre collectivité.

Présentation

Pourquoi ?

Pourquoi analyser la performance opérationnelle et managériale d’une organisation publique territoriale ? Pourquoi évaluer, avec le DGS et/ou le Comité de Direction, l’efficience de la collectivité au regard de ses processus, de son management mais aussi de ses modes et gestion et d’organisation ? 

Basé sur la relation élus-fonctionnaires, le bon fonctionnement des collectivités territoriales est conditionné par un mode d’organisation très spécifique. Le Directeur Général des Services est le chef d'orchestre de l'organisation et se situe à égale distance de l'élu, du territoire et de l'organisation. Il doit donc disposer d’outils d’évaluation dynamiques, mais il lui appartient aussi de définir des processus de décision et d’information tout en manageant dans la complexité et l’incertitude. 

Qu'est-ce que la performance opérationnelle et managériale pour une collectivité ?

C'est une démarche, structurée et volontaire, engagée par la collectivité afin :

  • d'aligner l'ensemble des équipes autour du projet de la collectivité et de donner du sens,
  • d'optimiser les ressources nécessaires pour atteindre ses objectifs stratégiques,
  • de garantir une meilleure maîtrise de l'ensemble de ses opérations et de ses risques,
  • et par conséquence de gagner en réactivité et en agilité.

Adaptable à toute les collectivités et à tous leurs enjeux, la performance opérationnelle et managériale est un état d'esprit et une culture du progrès permanent, dans lesquels "l'humain" et "l'usager" sont au centre de la démarche.

TOPS Scan Management territorial “Flash” est construit autour des 6 domaines clés suivants  :

  1. Vision, stratégie interne, plan d'action stratégique
  2. Gouvernance, gestion interne, management des ressources
  3. Pilotage de la performance et efficacité des processus,
  4. Maîtrise et gestion des risques
  5. Vers une organisation engagée et apprenante, culture de l'amélioration continue
  6. Relation au territoire et optimisation du service rendu à l'usager

Comment répondre ?

Pour chaque question, sélectionnez la réponse qui vous semble la plus proche du niveau de maitrise du sujet au sein de votre organisation.

Les 4 niveaux proposés sont :
  • NON : le sujet n'est pas du tout effectif ou pas mis en place
  • OUI mais pas formalisé : le sujet est amorcé mais pas ou mal structuré 
  • Opérationnel : le sujet est opérationnel, mais partiellement maîtrisé
  • Efficace : le sujet est opérationnel et très bien maîtrisé
  • Pas concerné : si la question ne s'applique pas à votre organisation 
  • Attention ! Pour chaque domaine, vous devez au moins répondre à une question, autrement que par “Sans objet”.

Comment obtenir votre résultat ?

Le dernier onglet du questionnaire vous permettra de saisir vos informations personnelles.

Dès que vous aurez terminé, nous enverrons sur votre adresse électronique le lien pour consulter votre résultat.

Celui-ci vous donnera un score global et un détail pour chacun des 6 domaines clés de la performance opérationelle et managériale en identifiant ainsi vos points forts et vos zones de progression.

En répondant au questionnaire et en saisissant vos informations personnelles, vous acceptez que ces données soient utilisées, uniquement par TOPS Consult, pour vous fournir cette synthèse et échanger avec vous sur les actions envisageables pour atteindre l’excellence opérationnelle.


Vous pouvez maintenant répondre à notre questionnaire en cliquant sur le bouton “Commencer”.

Vision, Stratégie interne, Plan d'action stratégique

Vision, Stratégie interne, Plan d'action stratégique

En terme d'organisation, "un plan d'action opérationnel, une feuille de route ou un projet d'administration" désigne le volet "ressources" (humaines, techniques et financières) du projet de territoire. Il cherche à adapter l'organisation de la collectivité au projet politique. 
Concernant votre Vision, Stratégie et Objectifs, à quel niveau de performance évaluez-vous votre organisation sur les critères suivants ?
Vous devez répondre à toutes les questions pour passer à la suite
Vous n'avez sélectionné que des réponses sans évaluations. Merci de répondre à moins une évaluation.

DIRECTION GENERALE DES SERVICES ET PROJET POLITIQUE - Relation avec l’exécutif

Le Directeur Général des Services ( DGS) entretient-il une collaboration directe avec l'autorité territoriale : le Maire ou le Président ?
Merci de fournir une réponse




DG ET PROJET POLITIQUE – Vision, valeurs et stratégie de la collectivité

Le projet politique de l’exécutif de type projet de mandat, projet de territoire ou feuille de route, a-t-il été présenté et partagé avec les équipes ?
Merci de fournir une réponse




DG ET PROJET POLITIQUE – Vision, valeurs et stratégie de la collectivité

Cette stratégie de territoire est-elle déclinée dans un plan d’action opérationnel (feuille de route, projet d'administration) ?
Merci de fournir une réponse




DG ET PROJET POLITIQUE - Communication

La communication en direction des usagers (papier et numérique) traduit-elle le projet politique ?
Merci de fournir une réponse




DG ET PROJET POLITIQUE - Plan d'action stratégique interne

Un plan d’action stratégique interne de type projet d’administration, projet de directions ou de services, est-il établi avec l'implication des cadres?
Merci de fournir une réponse




Gouvernance, gestion interne et management, management des ressources

Gouvernance, gestion interne et management, management des ressources

Le management public territorial s’est profondément transformé au cours de la période récente. L’accent est mis, par exemple, sur l’évaluation des politiques publiques, les démarches qualité, le développement durable, ou encore l’optimisation des processus d'exécution budgétaires. Toutes ces démarches ont contribué à répondre à ce besoin de sécuriser les actions conduites.

Evaluez à présent le degré de performance concernant le mode de gouvernance et le système de management que vous utilisez.
Vous devez répondre à toutes les questions pour passer à la suite
Vous n'avez sélectionné que des réponses sans évaluations. Merci de répondre à moins une évaluation.

Ressources humaines 

Le plan opérationnel prend-il en compte l'adéquation entre objectifs politiques et ressources humaines disponibles (compétences et effectif) ?
Merci de fournir une réponse




Ressources financières

Le plan opérationnel prend-il en compte la mise en adéquation entre objectifs et disponibilités des moyens financiers (Fiscalité, allocation budgétaire et investissements) ?
Merci de fournir une réponse




Ressources techniques

Le plan opérationnel prend-il en compte la mise en adéquation entre objectifs et ressources techniques présentes (disponibilité et fiabilité des équipements, gestion du patrimoine et commande publique) ?
Merci de fournir une réponse




Cohérence et planification des ressources avec les objectifs stratégiques

La collectivité a-t-elle planifié et priorisé l'ensemble de ses ressources en cohérence avec ses objectifs stratégiques et opérationnels ?
Merci de fournir une réponse




Management des ressources indirectes

Dans les relations avec les prestataires, concessionnaires, avez-vous mis en place des indicateurs (qualité et quantité) pour garantir l’atteinte des objectifs ? Exemples (marché de restauration scolaire, DSP eau et assainissement, éclairage public, etc.)
Merci de fournir une réponse




Pilotage de la performance de l’organisation et efficacité des processus

Pilotage de la performance de l’organisation et efficacité des processus

Les Processus renvoient à une vue d'ensemble des activités de l'organisation. Les Procédures représentent les étapes détaillées décrivant la manière dont une étape de processus sera exécutée.
En matière de processus, comment appréciez-vous votre niveau de performance sur les critères suivants ?
Vous devez répondre à toutes les questions pour passer à la suite
Vous n'avez sélectionné que des réponses sans évaluations. Merci de répondre à moins une évaluation.

Identification des processus et modes de fonctionnement de la collectivité dans les domaines de la prise de décisions, des procédures de délégations et d’informations

La collectivité a-t-elle défini ses processus clés ? (description des processus, pilotage par un responsable, indicateurs associés et en lien avec les objectifs stratégiques et opérationnels de la collectivité)
Merci de fournir une réponse




Gestion des processus

La collectivité a-t-elle mis en place une gestion efficace et agile de ses processus (managériaux, métiers et supports) ?
Merci de fournir une réponse




Indicateurs de résultats

Le pilotage de la performance s'appuie-t-il sur des indicateurs définis au regard des objectifs politiques de la collectivité ?
Merci de fournir une réponse




Tableau de bord et animation de l’efficience

Les managers animent-ils des moments (rituels managériaux en collectif et en individuel) pour partager, échanger, reconnaitre les efforts et les initiatives et entretenir l'implication de leurs équipes ? 
Merci de fournir une réponse




Gestion des écarts

Les écarts entre résultats et objectifs cibles sont-ils analysés ?
Merci de fournir une réponse




Suivi budgétaire et du service fait

La collectivité a-t-elle mis en place un dispositif, type contrôle de gestion et/ou suivi budgétaire, afin d’optimiser la dépense globale de chaque service ?
Merci de fournir une réponse




Maîtrise et Gestion des risques 

Maîtrise et Gestion des risques 

Les risques auxquels sont confrontées les collectivités sont multiples, en constante évolution et nombreux. Dans le respect des orientations établies par les élu(e)s, les agents territoriaux font preuve de professionnalisme et d’engagement pour accompagner toutes les évolutions. Malgré toutes les difficultés rencontrées, les risques inhérents à ces changements majeurs sont bien souvent maîtrisés. Ceci témoigne, si besoin en était, de l’agilité de ces organisations et de leur capacité à faire face aux défis auxquels elles sont confrontées. 
Nous vous proposons d’évaluer la maîtrise et la gestion des risques au regard de la performance organisationnelle et managériale.
Vous devez répondre à toutes les questions pour passer à la suite
Vous n'avez sélectionné que des réponses sans évaluations. Merci de répondre à moins une évaluation.

Gestion et prévention des risques

Avez-vous cartographié et partagé avec les cadres les risques auxquels votre collectivité est exposée (risque financier, risque sanitaire, risque sécurité, risque naturel...) ?
Merci de fournir une réponse




Risques juridiques 

Connaissez-vous et avez-vous mis en place un dispositif de prévention du risque pénal (élus et services)?

Merci de fournir une réponse




Commande publique

Maîtrisez-vous les grandes étapes de la passation et de l’exécution des contrats publics ?
Merci de fournir une réponse




Urbanisme

Etes-vous à jour de vos procédures d’évolution des documents d’urbanisme (PLUi, PLU, SCOT) ?
Merci de fournir une réponse




Transition écologique

Identifiez-vous les actions (juridique et financière) à mettre en œuvre pour respecter les obligations de la Collectivité en matière de transition écologique et énergétique ?

Merci de fournir une réponse




Outils internes

Avez-vous mis en place des outils de type  registre de sécurité, un Document Unique, un registre des accidents, le règlement intérieur, le règlement sécurité incendie, registre des observations … ?
Merci de fournir une réponse




Organisation interne

Des responsables opérationnels, par typologie de risque, sont-ils identifiés au sein de vos équipes?
Merci de fournir une réponse




Vers une organisation engagée et apprenante / culture de l’amélioration continue

Vers une organisation engagée et apprenante / culture de l’amélioration continue

Une culture apprenante suppose que les agents soient considérés comme des acteurs à part entière au sein de leur organisation et qu’ils soient dotés de motivations à apprendre et de capacités à transformer leurs pratiques, voire leur environnement de travail.
Nous vous proposons d’évaluer votre performance organisationnelle et managériale au regard d'une organisation engagée et apprenante
Vous devez répondre à toutes les questions pour passer à la suite
Vous n'avez sélectionné que des réponses sans évaluations. Merci de répondre à moins une évaluation.

Culture apprenante

La Direction démontre-t-elle, par son engagement et son exemplarité, sa volonté de mettre en œuvre une culture apprenante ?
Merci de fournir une réponse




Le manager accompagnateur

Les managers sont-ils formés aux pratiques managériales leur permettant de créer un climat propice à l'écoute, à la collaboration, à l’autonomie et au développement des équipes ?
Merci de fournir une réponse




Développement des collaborateurs

Un plan de développement collectif et individuel des collaborateurs sur les compétences de savoir-faire (métiers) et de savoir-être (comportement/attitude) est il en place ?
Merci de fournir une réponse




Engagement des collaborateurs

L'engagement des collaborateurs (au travers de groupes de travail, de prise d'initiative, d'action d'amélioration, de formation...) est-il visible et mesuré ? Du temps est-il donné pour favoriser cet engagement ?
Merci de fournir une réponse




Valorisation des collaborateurs

L'engagement et l'expérience des collaborateurs sont-ils valorisés à travers l'ouverture à de nouvelles compétences ou activités ? Un dispositif est-il en place pour reconnaitre les initiatives pertinentes, le travail d’équipe et/ou les engagements au-delà des attentes de façon à maintenir et encourager l’implication ?
Merci de fournir une réponse




Communication interne

La communication interne est-elle un réel vecteur d'information, de développement, de coopération et de motivation des collaborateurs ? Permet-elle de capter des informations sur des difficultés, des dysfonctionnements et ainsi de pouvoir assurer une prise en compte rapide ?
Merci de fournir une réponse




Gestion et conduite du changement

Dans un contexte de changement rapide et fréquent, la Direction et l’équipe encadrante anticipent-elles en amont les impacts des changements (techniques, organisationnels) ? Des moyens et modalités d’accompagnement sont-ils définis afin d’accompagner les collaborateurs dans leur quotidien et maintenir la performance ? 
Merci de fournir une réponse




Maîtrise des méthodes et outils d'amélioration continue

Les collaborateurs disposent-ils à ce jour de la maitrise de méthodes et d'outils de l'amélioration continue (ex : résolution de problème, 5S, Kaizen....)?
Merci de fournir une réponse




Identification et gestion des dysfonctionnements

Les collaborateurs remontent-ils les problèmes et/ou les dysfonctionnements pour une prise en compte rapide ?
Merci de fournir une réponse




Pratiques de l'amélioration continue

Des chantiers d'amélioration continue sont-ils identifiés par les collaborateurs et participent-ils activement à leur mise en place ?
Merci de fournir une réponse




Relation au territoire et optimisation de la qualité du service rendu à l’usager

Relation au territoire et optimisation de la qualité du service rendu à l’usager

Dans cette ultime partie du questionnaire nous aborderons deux enjeux majeurs pour les organisations territoriales : la coopération et le service rendu aux usagers. 
  • Au regard des évolutions territoriales, la coopération est sans aucun doute un levier majeur de développement et de performance, et ce à plusieurs niveaux : coopération entre services, coopération horizontale et verticale avec les autres collectivités, gouvernance multiniveaux, participation citoyenne, relais des acteurs locaux et associatifs. 
  • L'expérience usager est aujourd'hui considérée comme un incontournable de votre performance, où tout collaborateur (en interne comme ceux de vos partenaires) se sent concerné, responsable de remonter toute information, d'analyser toute dérive, et de proposer des améliorations visant à renforcer la satisfaction de l'usager / administré.
Nous vous proposons d’évaluer votre performance au regard de la relation au territoire (autres communes, partenaires de la collectivité) et de la qualité du service rendu à l'usager :
Vous devez répondre à toutes les questions pour passer à la suite
Vous n'avez sélectionné que des réponses sans évaluations. Merci de répondre à moins une évaluation.

Relations entre les différentes collectivités : communes et l’EPCI 

Le DGS est-il impliqué dans la rédaction de la feuille de route du projet de territoire ? 
Merci de fournir une réponse




Relations de la collectivité avec ses ressources externes (centre de gestion, cnfpt…) et ses partenaires (syndicats, entreprises, associations,…)

Considérez-vous vos partenaires comme de réelles parties prenantes de l'amélioration des services rendus par la collectivité ?
Merci de fournir une réponse




Relations entre les services et les citoyens usagers

Les élus, accompagnés des techniciens, invitent-ils régulièrement les citoyens usagers pour partager et échanger sur les attentes, les résultats et la qualité du service ?
Merci de fournir une réponse




Meilleures pratiques (Benchmark)

La pratique de la comparaison échanges de meilleure pratique interne et externe est-elle en vigueur dans la collectivité (entre directions, entre services, entre agents)...?
Merci de fournir une réponse




Qualité du service rendu à l'usager

Avez-vous mis en place un dispositif d’évaluation de la qualité de service rendu à l’usager (charte, questionnaire, formation des agents…)?
Merci de fournir une réponse




Satisfaction des citoyens / administrés

Des rencontres de terrain ou de quartier sont-elles organisées?
Merci de fournir une réponse




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